L'engagement dans la voie de la télétransmission impose cependant la maîtrise de certains risques (falsification des identités, des informations, etc.), liés à l'ouverture des réseaux informatique à Internet ou plus spécifiquement à la dématérialisation résultant de la distance entre les deux parties et de la disparition des moyens classiques de preuve.

Les conditions et pré-requis du cadre légal de la dématérialisation du document vont permettre de couvrir ces risques et compenser la disparition des moyens classiques d'identification, d'acceptation et de conservation.

1. La législation : les textes régissant la facture électronique

La porte initialement ouverte à la dématérialisation par la Loi de finances pour 1991 a depuis été étayée par d'importantes évolutions, à savoir:

- la directive 2001/115/CE du 20 décembre 2001 portant simplification et harmonisation des dispositions liées à la facture électronique au niveau européen notamment en terme de TVA ;

- l'article 289 bis du Code Général des Impôts traitant des conditions de télétransmission en France ;

- la Loi de finances rectificative du 30 décembre 2002 et  ses deux décrets d'application (2003-632 et 2003-659 des 7 et 18 juillet 2003) ainsi que l'instruction administrative du 7 août 2003 (BOI 3 CA-136) et l'article 239-V du CGI prévoyant deux procédés de dématérialisation incluant la possibilité d'utilisation de la signature électronique pour la transmission par internet.

Il est nécessaire de rappeler ici le rôle de toute facture et les caractéristiques classiques qu'elle doit respecter en dépit de son caractère dématérialisé. La facture constitue au regard du droit comptable une pièce justificative des écritures. A ce titre, elle doit respecter un formalisme strict et être conservée dix ans. En matière fiscale, elle permet, en outre, la déduction de la TVA. Les conditions générales de ventes lui procurent enfin une fonction probatoire.

A toutes les obligations et modalités de facturation qui s'appliquent à un support papier, viennent s'ajouter certaines conditions spécifiques pour le support électronique.

2. Les procédés autorisés

Si l'administration fiscale reconnaît depuis longtemps le droit de tenir une comptabilité informatisée, la facture dématérialisée, de vente ou d'achat, peut être considérée comme facture d'origine en France depuis 1991, et avec les acteurs étrangers depuis le 1er juillet 2003, sous le respect de certaines conditions et de l'utilisation d'un des deux procédés de transmission sécurisée suivants :

- l'EDI (CGI art. 289 bis) : autrement dit, la transmission des factures sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, pouvant être traité directement et automatiquement entre ordinateurs ;

- la facture électronique signée (CGI art.289 V) correspondant à l'envoi d'une facture par courrier électronique (traitement de texte, tableur, image, etc.) accompagnée d'une signature électronique.

Concernant ces deux modes, la garantie de l'authenticité de l'origine et de l'intégrité du contenu des factures est apportée soit, par le format structuré du fichier dans le cadre de l'EDI, soit, par la signature pour la facture sous format électronique.