Les concepts retenus par l’OQC.

Les tendances actuelles des nouvelles organisations des entreprises consistent de plus en plus à observer et à structurer l’entreprise autour de ses processus clés. L’aboutissement de cette organisation nécessite la mise en place de nouvelles procédures de travail, une nouvelle circulation des informations dans et à l’extérieur de l’organisation. Au-delà de l’efficacité des différentes directions de l’entreprise, c’est la coordination transversale des actions au sein de processus qui apparaît comme la condition de la maîtrise des flux. Cette façon de concevoir l’efficacité de l’organisation est accélérée par les politiques de gestion de la qualité, elles privilégient la maîtrise des processus. La démarche d’assurance qualité vise, en effet, a mettre en place un dispositif permanent et efficace de la conception et du fonctionnement de ces processus.

Afin d’intégrer la Fonction administrative, comptable et financière dans cette vision de l’entreprise décloisonnée et structurée par ses processus, la réflexion de l’OQC s’est appuyée sur les deux concepts clés : d’une part la notion de « fonction » et d’autre part le concept de « processus ».

La fonction administrative, comptable et financière (FACF)

Intuitivement, tout responsable administratif, comptable et financier pressent que le bon accomplissement de sa ou de ses missions ne repose pas uniquement sur le seul travail réalisé par les collaborateurs placés sous sa responsabilité hiérarchique mais sur la qualité d’un dispositif plus large, transversal à l’entreprise, correspondant à des activités exercées en partie par des acteurs situés hors de son champ de responsabilité hiérarchique.

La notion de Fonction utilisée ici rentre dans le cadre de cette vision transversale de l’entreprise à travers l’approche par les processus. La FACF peut se définir comme une fonction clé de l’entreprise, ayant en charge le bon fonctionnement d’un certain nombre de processus, chacun correspondant à une finalité déterminée et devant satisfaire des « clients » internes et externes et étant en relation avec des « fournisseurs » également interne ou externe à l’entreprise. La FACF dépasse de ce fait la notion strictement organisationnelle de la direction administrative et financière.  Elle porte sur l’ensemble des activités de conception et des activités opérationnelles qui contribuent à la satisfaction de sa mission. Ces activités se situent, bien souvent en priorité au sein des services de la FACF mais aussi au sein des autres directions opérationnelles de l’entreprise et enfin chez les prestataires de services et conseils que sont par exemple les experts-comptables et sur lesquels l’entreprise s’appuie.

Les processus

L’identification des processus apparaît ainsi de plus en plus comme le point de départ de la représentation des organisations.

 Le concept de processus utilisé par l’OQC correspond à un enchaînement d’activités déclenchées par une même cause et délivrant un produit, un service ou une information ayant de la valeur pour un client interne ou externe.

Le processus se définit par : sa « finalité » (quelle est sa valeur ajoutée ?) – ses « activités » (comment le processus se décompose-t-il en activités élémentaires ?) – son « début » (comment s’enchaîne-t-il à un processus amont fournisseur ?) – sa « fin » (à quel moment il se termine par la production d’une prestation à destination d’un processus aval client ?) – ses « fournisseurs » et surtout – ses « clients » et – les « services » qu’il produit à leur intention.

 Dans ce contexte, l’approche par les processus permet de cerner l’amplitude du périmètre de la fonction administrative, comptable et financière puis d’analyser l’ensemble des activités couvert par chaque processus et rentrant dans son domaine de responsabilité.

 Les processus de la fonction comptable selon l’OQC

L’OQC a ainsi identifié :

-   17 processus couvrant le périmètre de la fonction comptable d’une PME ;

-   20 processus couvrant le périmètre de la fonction comptable d’une grande entreprise ;

-   22 processus couvrant le périmètre de la fonction comptable d’un établissement de crédit ;

-   20 processus couvrant le périmètre de la fonction comptable d’une société assurance.

Chaque processus est défini par :

La finalité - C’est la formulation en un court paragraphe de ce à quoi sert le processus en question, de sa valeur ajoutée à la fonction administrative, comptable et financière et surtout à l’entreprise dans son ensemble.

 La liste des activités principales - Un processus peut se définir comme une somme d’activités exercées par des acteurs au sein de l’entreprise ou d’une fonction. Il est par conséquent nécessaire de lister les activités essentielles réalisées dans chaque processus. L’énoncé de ces activités permet de préciser la réalité des opérations cachées derrière le titre donné à chaque processus. A l’inverse, toute activité réalisée par les acteurs de l’entreprise ou de la fonction doit pouvoir être attachée à un processus et surtout à la finalité d’un processus sous peine d’apparaître comme dénué d’intérêt et de valeur ajoutée.

 Le début du processus - Un processus débute là où se termine un processus amont. Le début du processus est ainsi formé par la première activité exercée dans le processus et déclenchée par la réception et le traitement du produit (ou de l’information) livrés par le processus amont.

La fin du processus - A l’inverse, la fin du processus se traduit par la production du ou des produits ou prestations objet de la finalité dudit processus et livré ou mis à la disposition des acteurs d’un processus aval au sein de l’entreprise ou de clients externes à l’entreprise.

 Conclusion

En définitive, le principe des processus comptables est un élément déterminant pour la mise en œuvre d’un système de management de la qualité au sein de la fonction administrative, comptable et financière. En retour, un système de management de la qualité amène un certain nombre de retombées positives. Ainsi, s’en trouvent renforcés : 

a) la valeur ajoutée apportée aux autres fonctions de l’entreprise par la qualité, la rapidité et la pertinence des restitutions, la qualité des analyses, l’efficacité du support administratif, 

b) la traçabilité des informations par sa prise en compte lors de la conception et la mise en place des processus, des procédures et des outils informatiques,

c) le professionnalisme des collaborateurs de la fonction par l’attention portée au service des « clients utilisateurs » et la recherche de l’excellence,

d) la productivité de la fonction par les actions d’amélioration continue, la rationalisation des organisations et des processus, la formalisation des procédures,

e) l’intégration de la fonction administrative, comptable et financière au sein de l’entreprise, par l’amélioration de la perception qu’en ont les autres fonctions de l’entreprise.

 Jean-Louis Mullenbach, le 23/09/2003